ඔවුන් සාමූහිකව පියවර ගෙන ඇත අවස්ථාවන්වල දී, අවශ්ය තීරණ ලේඛණ සාක්ෂි අවශ්යතාව. බොහෝ සිදුවීම් මාලාව විසින් අදාල කරුණ නිවැරදි කිරීමට බොහෝ විට මුල් කෙටුම්පත ලෙස දත්ත වාර්තා මේ ආකාරයේ භාවිතා කර ඇත.
ඇති "ප්රොටෝකෝලය" යන වචනය කිහිප අර්ථ ඇත - එය සවි කළ හැකි යම් තත්වයක් පිළිවෙල සහ රැස්වීම්, සාකච්ඡා සහ රැස්වීම් දී සාකච්ඡා කිරීමට, වාද කිරීමට සහ තීරණ ගැනීමේ දී අනුක්රමය දත්ත අඩංගු නිල ලේඛනය නිසි නිර්මාණය කර ඇත. ඔහු තම අරමුණ ඉටු වෙනස් පෝරම කිහිපයක් තිබේ ඇති බව කරුණාවෙන් සලකන්න. මිදි වත්ත හා වැවිලිකරුවන් පිළිබඳ රැස්වීම විනාඩි, වඩා උදාහරණයක් ලෙස පරීක්ෂණ ආරම්භ කර බලධාරීන් හෝ වෙනත් සභා වාර්තාව යම් තරමක් දුරට වෙනස් වර්ගය පිළිබඳ ලේඛනයක් අධීක්ෂණ බලය.
ස්ථිර / තාවකාලික collegial ප්රජාව (කොටස් හිමියන්ගේ කමිටු රැස්වීමේදී, කුලී නිවැසියන්, අධ්යක්ෂ මණ්ඩලය) අනිවාර්ය ප්රලේඛනය විෂයය රැස්වීම. සංවිධානය හෝ කණ්ඩායමක් සභාපති විසින් ගෙන ඇති තීරණය මත පදනම්ව, මෙම රැස්වීම විනාඩි පූර්ණ (කතා, විවාද, ප්රශ්න සහ පිළිතුරු ගැඹුරු වාර්තා) හෝ කෙටි ස්වරූපයකින් සිදු කළ හැක. රීතියක් ලෙස, සැසිවාරය හෝ අනෙකුත් වගකිව යුතු පුද්ගලයන් සිදු වන සෑම දෙයක්ම පිළිබඳ වාර්තාවක් කරයි ලේකම් තුළ, සහභාගිවන්නන් සඳහා ලබාදෙන අදාළ ද්රව්ය පසුව තනි ලේඛනයක් බවට ගෙන එයි එකතු, හා.
ඔවුන් නිවැරදි ප්රතිපත්ති පාලනය කරන රාජ්ය ප්රමිතීන් නිර්මාණය කරන බව, නිල කඩදාසි අවශ්යතා සම්බන්ධයෙන්. උදාහරණයක් ලෙස, වෙනත් කණ්ඩායම් හා සංවිධාන නියෝජිතයින් අයිතිකරුවන් හෝ මිදි වත්ත හා වැවිලිකරුවන් පිළිබඳ රැස්වීම විනාඩි, ලේඛනයේ නම සහ එම සංවිධානයේ අමතරව, එම සිදුවීම දිනය සහ න්යාය පත්රය, සභාපති, ලේකම්, සහ පක්ෂ සහභාගී දත්ත සඳහන් කළ යුතුය.
තොරතුරු යෝජනා ක්රමයේ සාරාංශය පහත සදහන් පරිදි වේ: නාට්යය - කළ (සහ) - තීරණය / එකඟ විය. දත්ත කට්ටලයක් නිරවද්යතාව සභාපති සහ ලේකම් අත්සන රාජකාරි කර ඇත. අවශ්ය නම්, මෙම රැස්වීම සහභාගී විනාඩි සම්පූර්ණ පිටපතක් ලෙස ලබා ගත හැකිය, මෙන්ම එය ඕනෑම තැනක සිට ඉතා උපුටා.
තොරතුරු දත්ත එළඹීමේදී සමහර තට්ටු නිවාස ජීවත්, රැස්වීම් සඳහා සාමූහික ජනගහනය පිළිබිඹු වන ලියවිල්ල වන්නේ ද එය යි. මේ අවස්ථාවේ දී, මුල් කෙටුම්පත නිවාස හිමියන් රැස්වීම දී ප්රදර්ශනය අද (න්යාය පත්රය මත ජනතාව හෝ නොපැමිණ ඡන්දය ප්රකාශ කිරීම සඳහා සැබෑ පිරිසක්) ස්වරූපයෙන් මත වග දත්ත කරමින් සිටින, සැබෑ ලිපිනය හා ප්රදේශයේ වෙන් වස්තුව, ඒවාට අයත් දැනට එම සහ ඡන්දය සංඛ්යාව පවසයි.
මීට අමතරව, ලේඛනය සඳහා අනිවාර්ය අයදුම් සහභාගී වූවන් වාසගම (හෝ තම නියෝජිතයන්) ලැයිස්තුවක්, සතුව, මහල් නිවාස සංඛ්යාව සමඟ ය. පදිංචිකරුවන් මතය absentia ලැබී නම්, අතිරේක ලැයිස්තුවට මානව දත්ත මත පමණක් නොව, විශේෂණය කළ යුතුය, පමණක් නොව, න්යාය පත්රය මත ඇති සියලුම ප්රශ්න මත එහි තීරණ. ද, එය ද නිවසේ කොටසක් තුල අයිතිය හෝ නිශ්චිත ස්ථානයක් හිමි ඇති අයිතිය තහවුරු කල, ලියවිල්ලේ තොරතුරු මෙන්ම, පැහැදිලි න්යාය පත්රය හඳුනාගෙන ඇති භාණ්ඩ සඳහා එක් එක් පුරවැසියා කැමැත්ත ඇතුළත් වන අතර (එකඟ එකඟ නොවන්නේ නම්, වළකින්න) ආකෘති පත්ර පිළිගත් යුතුය. පමණක් මෙම තත්වය යටතේ, විනාඩි රැස්වීමක් පදිංචිකරුවන් වලංගු වනු ඇත.